Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä,
tilikaudelta 1.1.–31.12.2013

Taloudellisen raportoinnin sisäinen valvonta

Konsernin ulkoisen talousraportoinnin prosessi, sisäinen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmä kuvataan seuraavassa. Pääpaino on kirjanpidossa ja siihen liittyvässä valvonnassa.

TALOUDELLISEN RAPORTOINNIN ORGANISAATIO

Konsernin taloushallinto on muodostettu siten, että molemmilla liiketoimintasegmenteillä on omat operatiiviset talousorganisaationsa ja konsernin emoyhtiöön on keskitetty talousjohdon lisäksi keskeiset kirjanpidon, verotuksen, rahoituksen ja varainhallinnan asiantuntijatoiminnot.

Liiketoimintasegmenttien talousjohto vastaa segmenttiin kuuluvien yhtiöiden kirjanpidon, rahaliikenteen ja muiden päivittäisten taloustoimintojen sekä segmentin liiketoimintaa tukevan sisäisen raportoinnin järjestämisestä. Liiketoimintasegmentin talousjohto ohjaa ja valvoo segmenttiin kuuluvien yhtiöiden taloushallinto-organisaatioiden toimintaa, ja se raportoi ensisijaisesti liiketoimintasegmentin toimitusjohtajalle, mutta matriisisuhteessa myös konsernin talousjohtajalle.

Konsernin emoyhtiön talousorganisaation tehtäviin kuuluu mm. kuukausittainen konsernikokonaisuuden konsolidointi, osavuosikatsausten ja konsernitilinpäätöksen laatiminen, konsernin rahavarojen hallinta ja sijoittaminen, vieraan pääoman hallinta, valuuttariskien suojaaminen ja siirtohinnoittelu.  Konsernin emoyhtiön taloushallinnon organisaatio toteuttaa operatiivista valvontatoimintaa konsernin talousjohtajan alaisuudessa, joka raportoi valvontahavainnoista talous- ja tarkastusvaliokunnalle. Konsernin emoyhtiön taloushallinnon organisaatio ja Wireless-liiketoimintasegmentin talousjohto sijaitsevat Suomessa ja Automotive-liiketoimintasegmentin talousjohto Saksassa. Konsernin tytäryhtiöillä Kiinassa, Saksassa ja USA:ssa on omat kirjanpito-osastonsa. Kirjanpito pienemmissä tytäryhtiöissä Ranskassa ja Japanissa on järjestetty ulkoisten tilitoimistojen kautta tai kuten Itävallassa Saksan tytäryhtiön kirjanpito-osaston toimesta. Emoyhtiön ja jokaisen tytäryhtiön kirjanpitotoiminnon tehtävät ja vastuujako on kirjattu tiimien ja henkilöiden toimenkuviin.

TALOUDELLISEN RAPORTOINNIN JÄRJESTELMÄ

Konsolidoitu tilinpäätös laaditaan valitun konsolidointityökalun avulla. Konsernin tytäryhtiöiden kirjanpito hoidetaan paikallisilla kirjanpitojärjestelmillä, joissa tuotettu tieto raportoidaan joko manuaalisesti tai automaattisena siirtona konsernin konsolidointijärjestelmään.

Käytössä oleva kirjanpitojärjestelmä sisältää pääkirjanpidon, ostoreskontran ja myyntireskontran. Vaihto-omaisuus- ja palkkakirjanpito on järjestetty eri ohjelmien avulla tai ostetaan ulkoistettuna palveluna. Ostolaskut kierrätetään sähköisen laskutusjärjestelmän kautta. Suomessa ja Saksassa käytetään samaa pankkisovellusta, USA:ssa on myös samantyyppinen sovellus.

Globaalit ennusteet ja budjetit laaditaan käyttäen samaa konsernin emoyhtiön taloushallinnon ylläpitämää ennuste- ja raportointijärjestelmää. Joissakin liiketoimintasegmenttien yhtiöissä on käytössä erillisiä sisäistä raportointia tukevia järjestelmiä.

SISÄINEN VALVONTA

Konsernin sisäisen valvonnan mekanismit perustuvat ohjeistuksiin, ohjeisiin, rajoitettuihin prosessikuvauksiin, valtuutusmatriiseihin, taloudellisen raportoinnin tarkastuskokouksiin sekä pääkirjanpidon velvoitteiden jakamiseen.

COMPLIANCE-PROSESSIT

Compliance-prosesseja on jokaisella organisaatiotasolla, jotta voidaan varmistaa, että soveltuvia lakeja, säännöksiä, sisäisiä ohjeistuksia ja eettisiä arvoja, mukaan lukien vakaus ("sustainability"), noudatetaan. Konsernitoiminnot ja liiketoiminnot ovat vastuussa oman alueensa lainsäädännön ja muun sääntelyn kehittymisen seurannasta ja muutosten viestinnästä organisaatiolle. Liiketoiminnot ja konsernitoimintojen johtajat ovat vastuussa asianmukaisen valvonta- ja compliance-koulutuksen järjestämisestä yksiköissään. 

RISKIENHALLINNAN JA SISÄISEN
VALVONNAN VASTUUALUEET JA ROOLIT

Ensisijaiset roolit ja vastuualueet konsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan osalta on määritelty seuraavasti:

HALLITUS

Hallitus on viime kädessä vastuussa Yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallituksen tehtävänä on hyvän hallintotavan mukaisesti lisäksi varmistaa, että Yhtiö on riittävällä tavalla siirtänyt soveltamansa arvot toimintaansa. Hallitus hyväksyy sisäistä valvontaa, riskienhallintaa ja hallintotapaa koskevat politiikat ja ohjeet. Hallitus määrittää Yhtiön riskinottotason ja riskinkantokyvyn sekä arvioi niitä säännöllisesti uudelleen osana Yhtiön strategiaa ja tavoiteasetantaa. Hallitus raportoi toiminnastaan osakkeenomistajille.

TALOUS- JA TARKASTUSVALIOKUNTA

Hallituksen talous- ja tarkastusvaliokunta vastaa seuraavista sisäiseen valvontaan liittyvistä tehtävistä:

  • tilinpäätösraportoinnin prosessin seuraaminen; 
  • taloudellisen raportointiprosessin valvominen; 
  • Yhtiön sisäisen valvonnan, mahdollisen sisäisen tarkastuksen ja riskienhallintajärjestelmän tehokkuuden valvominen; 
  • Yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmästään antamaan selvitykseen sisältyvän taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteiden kuvauksen käsitteleminen; ja 
  • tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen lakisääteisen tarkastuksen seuraaminen.

Yksityiskohtaisempi kuvaus siitä, miten talous- ja tarkastusvaliokunta täyttää valvontatehtävänsä määritellään valiokunnan vuosisuunnitelmassa. Talous- ja tarkastusvaliokunta raportoi Yhtiön hallitukselle.

TOIMITUSJOHTAJA

Toimitusjohtaja on vastuussa Yhtiön päivittäisestä hallinnosta hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Toimitusjohtaja luo sisäiselle valvontaympäristölle perustan osoittamalla johtajuutta ja suuntaviivoja ylemmälle johdolle sekä arvioimalla heidän tapojaan kontrolloida liiketoimintaa. Toimitusjohtaja vastaa konsernin riskienhallintaprosessista ja sen jatkuvasta kehittämisestä, työn resursoinnista ja riskienhallinnan periaatteiden tarkistamisesta sekä toimintaperiaatteiden ja kokonaisprosessin määrittelystä. Toimitusjohtaja raportoi riskienhallinnasta hallitukselle osana kuukausiraportointia. Toimitusjohtaja, ja hänen alaisuudessaan konsernitoimintojen johto ja liiketoimintasegmenttien toimitusjohtajat, vastaavat Yhtiölle asetettujen tavoitteiden toteutumista uhkaavien riskien hallinnasta.
   
TALOUSJOHTAJA

Talousjohtajan tehtävänä on varmistaa ja valvoa, että konsernin kirjanpito- ja taloudelliset raportointikäytännöt ovat lainmukaiset, ja että talous- ja johdon raportointi on luotettavaa.

LAKIASIAINJOHTAJA

Lakiasiainjohtajan tehtävänä on varmistaa, että konsernin hallinnointikäytännöt ovat lainmukaiset, ja että konsernin lakiasiat hoidetaan asianmukaisella tavalla, erityisesti liiketoimintaan liittyvien sopimusperusteisten riskien osalta.

LIIKETOIMINTASEGMENTIT

Segmenttihallitukset ja liiketoimintasegmenttien johto vastaavat sisäisen valvonnan toimeenpanosta liiketoimintasegmenteissä. Tarkemmat sisäistä valvontaa koskevat ohjeet ja toimintamallit laaditaan kunkin segmentin sisällä konsernitoimintojen asettamien periaatteiden puitteissa. Lisäksi liiketoimintojen ja konsernitoimintojen johto vastaa riskienhallintakäytäntöjen täytäntöönpanosta vuosisuunnitelmiin (planning cycle) ja päivittäisiin toimintoihin, ja vastaa, että

  • lakeja, 
  • alemman tason säännöksiä, 
  • sisäisiä ohjeita, ja - eettisiä arvoja noudatetaan heille osoitetuilla vastuualueilla. Joitakin riskienhallinnan osa-alueita, erityisesti taloudellisten riskien ja vakuutusten hallinnan osalta, on kuitenkin keskitetty mittakaavaetujen hyödyntämiseksi ja riittävän konsernitason hallinnan varmistamiseksi.

TALOUSHALLINTO

Konsernin emoyhtiön taloushallinto-osaston vastuulla on:

  • varmistaa riittävien valvontatoimien asettamisesta liiketoimintosegmenteille yhteistyössä liiketoimintasegmenttien johdon kanssa; 
  • valvontatoimien sopivuuden ja tehokkuuden toiminnallinen seuranta; ja 
  • varmistaa, että ulkoinen raportointi on virheetöntä, oikea-aikaista ja noudatettavien säännösten mukaista.

Taloushallinnossa ei ole erillistä sisäisen valvonnan toimintoa. Konsernin talousjohtaja raportoi valvontahavainnot talous- ja tarkastusvaliokunnalle.

SISÄINEN TARKASTUS

Yhtiöllä ei ole erityistä sisäisen tarkastuksen organisaatiota. Tämä on huomioitu vuosittaisen tilintarkastussuunnitelman sisällössä ja laajuudessa. Yhtäältä tilintarkastus kohdennetaan tiettyihin aiheisiin eri aikoina ja toisaalta erikseen sovittuihin painopistealueisiin.